Voditelj obrade poštuje privatnost svake osobe čije osobne podatke prikuplja (u daljnjem tekstu: Ispitanik) i obvezuje se na zaštitu Vaših osobnih podataka. U Politici privatnosti Vas želimo obavijestiti o tome koje osobne podatke prikupljamo i u koju svrhu, kako ih štitimo i koja su Vaša prava kao Ispitanika. Obrada podataka provodi se u skladu s odredbama Uredbe EU 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (u daljnjem tekstu: Uredba, GDPR), Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/2018) i ostalih propisa koji uređuju predmetno područje, a imaju primjenu u Republici Hrvatskoj.

Ova Politika privatnosti primjenjuje se na sve obrade osobnih podataka koje provodi Voditelj obrade. Voditelj obrade obrađuje osobne podatke slijedećih kategorija Ispitanika:

• radnici Voditelja obrade,
• partneri fizičke osobe,
• odgovorne osobe i kontakt osobe partnera,
• potencijalni zaposlenici Voditelja obrade,
• osobe koje su poslale upit putem kontakt obrasca na web stranici Voditelja obrade

Voditelj obrade obrađuje osobne podatke isključivo u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka. Prema tome, osobni podaci koje obrađuje Voditelj obrade moraju biti (čl. 5. Uredbe):

• zakonito, pošteno i transparentno obrađivani s obzirom na Ispitanika („zakonitost, poštenosti transparentnost”);
• prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama; daljnja obrada u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe, u skladu s člankom 89. stavkom 1. ne smatra se neusklađenom s prvotnim svrhama („ograničavanje svrhe”);
• primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju („smanjenje količine podataka”);
• točni i prema potrebi ažurni; mora se poduzeti svaka razumna mjera radi osiguravanja da se osobni podaci koji nisu točni, uzimajući u obzir svrhe u koje se obrađuju, bez odlaganja izbrišu ili isprave („točnost”);
• čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju; osobni podaci mogu se pohraniti na dulja razdoblja ako će se osobni podaci obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe u skladu s člankom 89. stavkom 1., što podliježe provedbi primjerenih tehničkih i organizacijskih mjera propisanih ovom Uredbom radi zaštite prava i sloboda Ispitanika („ograničenje pohrane”);
• obrađivani na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera („cjelovitost i povjerljivost”)

Obrada osobnih podataka je zakonita samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjeno najmanje jedno od sljedećega (čl. 6. Uredbe):

• Ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha;
• obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je Ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev Ispitanika prije sklapanja ugovora;
• obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza Voditelja obrade;
• obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi Ispitanika ili druge fizičke osobe;
• obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti Voditelja obrade;
• obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa Voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode Ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je Ispitanik dijete

Voditelj obrade će za obradu osobnih podataka tražiti privolu Ispitanika samo u onim slučajevima kada ne postoji neka druga osnova za zakonitost obrade podataka. Ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući privolu.

Prava Ispitanika obuhvaćaju (pogl. III Uredbe):

• Pravo na pristup - Ispitanik ima pravo dobiti od Voditelja obrade potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega, te mu mora omogućiti pristup njegovim osobnim podacima.
• Pravo na ispravak - Ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od Voditelja obrade ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose. Uzimajući u obzir svrhe obrade, Ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, među ostalim i davanjem dodatne izjave.
• Pravo na brisanje („pravo na zaborav“) - Ispitanik ima pravo od Voditelja obrade ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose, te Voditelj obrade ima obvezu obrisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja, osim ako postoji opravdani razlog (npr. pravna obveza Voditelja obrade).
• Pravo na ograničenje obrade - Ispitanik ima pravo od Voditelja obrade ishoditi ograničenje obrade ako su ispunjeni uvjeti iz čl. 18. Uredbe.
• Pravo na prenosivost podataka - Ispitanik ima pravo zaprimiti osobne podatke koji se odnose na njega, a koje je pružio Voditelju obrade u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ima pravo prenijeti te podatke drugom Voditelju obrade bez ometanja od strane Voditelja obrade kojem su osobni podaci pruženi.
• Pravo na prigovor - Ispitanik ima pravo na temelju svoje posebne situacije u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega, u skladu s čl. 6. stavkom 1. točkom (e) ili (f) Uredbe, uključujući izradu profila koja se temelji na tim odredbama

Voditelj obrade dužan je omogućiti Ispitanicima ostvarenje svih njihovih prava vezanih uz obradu osobnih podataka. Za ostvarivanje svojih prava Ispitanik može podnijeti zahtjev pisanim putem ili putem elektroničke pošte info@tkalcic.com

Ispitanik ima pravo uložiti prigovor nadzornom tijelu, odnosno Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), putem obrasca na www.azop.hr, ako smatra da obrada osobnih podataka od strane Voditelja obrade nije zakonita.

Voditelj obrade u pravilu obrađuje osobne podatke Ispitanika koje Ispitanici sami dostavljaju u svrhu i obimu potrebnom za ostvarivanje svojih zakonskih i ugovornih obveza. Temeljem legitimnog interesa Voditelj obrade obrađuje osobne podatke Ispitanika pod uvjetom da interesi ili temeljna prava i slobode Ispitanika nemaju prednost, uzimajući u obzir razumna očekivanja Ispitanika koja se temelje na njihovom odnosu s Voditeljem obrade.

Voditelj obrade ne obrađuje posebne kategorije osobnih podataka ako to nije neophodno za svrhu obrade i ako nisu ispunjeni uvjeti iz članka 9. Uredbe.

8.1. Radni odnos i ostali usporedivi odnosi

Voditelj obrade kao poslodavac obrađuje sve podatke radnika u bazi radnika koja se vodi u informatičkom programu i u fizičkim dosjeima radnika. Podaci se prikupljaju u skladu sa Zakonom o radu, Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, Pravilnikom o sadržaju obračuna plaće, naknade plaće, otpremnine i naknade za neiskorišteni godišnji odmor, te drugim zakonskim aktima kojima su regulirani radni odnosi. Voditelj obrade prikuplja i obrađuju slijedeće osobne podatke radnika:

• ime i prezime
• osobni identifikacijski broj (OIB)
• spol
• datum rođenja
• mjesto rođenja
• država rođenja
• državljanstvo
• adresa prebivališta/boravišta
• broj telefona/mobitela
• e-mail
• stručna sprema
• zanimanje
• podaci o završenom obrazovanju i stručnom usavršavanju
• podaci o mirovinskom stažu
• mjesto/općina rada
• ugovoreno radno vrijeme
• radno mjesto
• datum zaposlenja
• broj osigurane osobe u HZMO i HZZO
• broj računa za isplatu plaće IBAN
• broj zaštićenog računa IBAN (ako ga radnik posjeduje)
• obveznik II mirovinskog stupa
• osobni odbitak iz PK kartice
• podaci o djeci i uzdržavanim članovima
• rodni list ako je dijete mlađe od 15 godina
• podaci o obustavama na plaću
• datum prestanka radnog odnosa
• razlog prestanka radnog odnosa

Osim tih podataka, Voditelj obrade može u dosjeu radnika čuvati i ostale podatke koji su prikupljeni u postupku zapošljavanja, kao i ostale podatke koji su prikupljeni tijekom radnog odnosa (potvrde o obavljenim edukacijama, rješenja i odluke u svezi radnog donosa i sl.).

Svi osobni podaci radnika čuvaju se u bazi radnika od datuma zasnivanja radnog odnosa i ažurno se vode do prestanka radnog odnosa, te se isti čuvaju kao dokumentacija trajne vrijednosti sukladno relevantnim propisima.

8.2. Kandidati za zaposlenje

Voditelj obrade obrađuje osobne podatke u vezi sa zapošljavanjem novih radnika. U tom smislu Ispitanici su osobe koje se prijavljuju na natječaj za posao ili dostavljaju otvorene prijave za posao za eventualne buduće natječaje.

Voditelj obrade kao potencijalni poslodavac prikuplja, obrađuje i čuva podatke kandidata za zapošljavanje na temelju njihove dobrovoljne prijave.

Podaci koji se u pravilu prikupljaju su:

• ime i prezime
• datum rođenja
• osobni identifikacijski broj (OIB)
• adresa
• telefon
• e-mail
• zamolba
• životopis
• preslika diplome odnosno svjedodžbe o završenoj školi
• ostali dokumenti koje je kandidat priložio prilikom prijave

Voditelj obrade čuva osobne podatke do završetka natječajnog postupka za kandidate koji nisu zaposleni, a za kandidate koji su zaposleni za čitavo vrijeme trajanja radnog odnosa.

8.3. Poslovni partneri

Voditelj obrade u svojem poslovanju obrađuje i osobne podatke zaposlenika poslovnih partnera ili potencijalnih poslovnih partnera, te fizičkih osoba s kojima Voditelj obrade ima ili može imati poslovni ugovorni odnos.

Kategorije osobnih podataka Ispitanika koji se prikupljaju su:

• ime i prezime
• OIB
• e-mail adresa
• telefon/fax
• funkcija

Pored navedenih vrsta podataka i mjesta prikupljanja moguća je obrada osobnih podataka i u druge specifične svrhe, ali uvijek u okviru koji je zakonom propisan ili ako je obrada potrebna za ostvarivanje prava i obveza iz poslovnog odnosa.

Podaci Ispitanika koji su kao fizičke osobe u poslovnom odnosu s Voditeljem obrade čuvaju se u skladu s važećim zakonskim propisima. U situacijama kada je Voditelj obrade ovlašten sam utvrditi rokove čuvanja podataka, isti se utvrđuju vodeći računa o svrsi obrade i interesima Ispitanika.

8.4. Osobni podaci prikupljeni putem kontakt obrasca na web stranici Voditelja obrade

Voditelj obrade je, temeljem legitimnog interesa, na svojim web stranicama omogućio slanje upita putem kontakt obrasca.

• ime i prezime
• broj telefona
• e-mail

Ovi osobni podaci se pohranjuju u digitalnom obliku te se koriste isključivo u svrhu odgovora na upit i daljnje komunikacije s Ispitanikom. Rok čuvanja ovih podataka je godinu dana od zadnje komunikacije s Ispitanikom.

Voditelj obrade osobne podatke najčešće prikuplja osobno od Ispitanika. Prilikom davanja osobnih podataka na bilo koji način Ispitanik odgovara za točnost podataka te je suglasan da Voditelj obrade podatke upotrebljava i prikuplja u skladu s pozitivnim propisima i uvjetima ove Politike privatnosti. Osim toga, Voditelj obrade može osobne podatke Ispitanika dobiti i od drugih fizičkih i pravnih osoba, te javnih registara.

U okviru izvršavanja zakonskih obveza, Voditelj obrade obvezan je dostavljati osobne podatke Ispitanika određenim primateljima podataka. U svrhu zapošljavanja i isplate plaće ili drugih primitaka, podaci radnika dostavljaju se nadležnim tijelima: Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje, Hrvatskom zavodu za zdravstveno osiguranje, Poreznoj upravi, Središnjem registru osiguranika i mirovinskim društvima, te bankama. Voditelj obrade obvezan je u određenim slučajevima dostaviti ili staviti na uvid podatke u vezi sa zaposlenjem Hrvatskom zavodu za zapošljavanje, npr. radi uključenja radnika u mjere aktivne politike zapošljavanja, kao i za izdavanje dozvola za rad, osiguravajućim društvima, i u ostalim slučajevima kada propisi to nalažu.

Određeni osobni podaci dostavljaju se i poslovnim partnerima u svrhe pružanja specifičnih usluga npr. usluge zdravstvenih pregleda radnika (medicina rada), institucijama koje organiziraju zakonski obvezne edukacije (npr. zaštitu na radu) ili revizorskim društvima, javnim bilježnicima kada se traže ovjere, Financijskoj agenciji za potrebe ishođenja poslovnih certifikata, obveznicima javne nabave kada se Voditelj obrade javlja na natječaje javne nabave, u svrhe dodjele i korištenja službenih kartica, službenih mobilnih uređaja i drugo.

Moguća je dostava podataka poslovnim subjektima (izvršiteljima obrade) koji obrađuju podatke u ime Voditelja obrade. Najčešće su to poslovni suradnici Voditelja obrade koji pružaju informatičke usluge, ili imaju mogućnost uvida u osobne podatke koje obrađuje Voditelj obrade. S takvim se subjektima sklapa ugovor o obradi podataka (DPA) u pogledu njihovih ovlasti i obveza kod obrade osobnih podataka, a sukladno zahtjevima Uredbe.

Ako u okviru obrade podataka dolazi do iznošenja podataka u treće zemlje, Voditelj obrade osigurava poštovanje visokih standarda zaštite kako bi se poštovao najviši mogući standard zaštite osobnih podataka, a u skladu sa strogim zahtjevima Uredbe. U tom smislu, kada su u primjeni međunarodni prijenosi osobnih podataka, Voditelj obrade će informirati Ispitanika o namjeri iznošenja osobnih podataka trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji te o postojanju ili nepostojanju odluke Europske komisije o primjerenosti. Svaki prijenos osobnih podataka u treće zemlje bit će obavljen u skladu s poglavljem V. Uredbe.

Podaci Ispitanika obrađuju se i čuvaju, u skladu s važećim zakonskim propisima kada je obveza čuvanja propisana (npr. osobni podaci zaposlenika i podaci o obračunu plaća čuvaju se trajno, a knjigovodstvene isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige čuvaju se jedanaest godina), a u situacijama kada je Voditelj obrade ovlašten sam utvrditi rokove čuvanja podataka, podaci se čuvaju onoliko koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju.

Uzimajući u obzir najnovija dostignuća, trošak provedbe te prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike koji proizlaze iz obrade podataka, Voditelj obrade provodi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite podataka.

Voditelj obrade prikuplja i obrađuje osobne podatke na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost i povjerljivost u njihovoj obradi, te omogućava učinkovita primjena načela zaštite podataka, smanjenje količine podataka, opseg njihove obrade, razdoblje pohrane i njihovu dostupnost.

Voditelj obrade poduzima sve odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite kako bi spriječio slučajno ili nezakonito uništavanje, gubitak, izmjene, neovlašteno korištenje, otkrivanje uvid ili pristup podacima.

Svi radnici Voditelja obrade obvezuju se na čuvanje osobnih podataka potpisivanjem Izjave o povjerljivosti ili su dužni, kao profesionalnu tajnu odnosno kao drugu odgovarajuću vrstu tajne, sukladno zakonu kojim se uređuje tajnost podataka, čuvati sve osobne i druge povjerljive podatke koje saznaju u obavljanju svojih dužnosti. Obveza čuvanja tajnosti podataka ostaje i nakon prestanka ovlasti pristupa podacima.

Voditelj obrade osigurava da će u slučaju povrede osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja i, ako je izvedivo, najkasnije 72 sata nakon saznanja o toj povredi, izvijestiti nadležno nadzorno tijelo i Ispitanike o povredi osobnih podataka, osim ako nije vjerojatno da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode pojedinaca.

Voditelj obrade ima legitimni interes obrade osobnih podataka koja se provodi za potrebe izravnog marketinga, ponajprije u svrhu slanja marketinških poruka (newslettera) e-mailom, SMS-om i/ili preko instant poruka (Viber, WhatsApp i sl.). Na temelju legitimnog interesa Voditelj obrade može slati različite marketinške poruke ovisno o odnosu koji Ispitanici imaju s Voditeljem obrade. Ispitanici u svakom trenutku mogu zatražiti ograničenje obrade.

S obzirom na svoju djelatnost pružanja računovodstvenih usluga, Tkalčić d.o.o., kao Izvršitelj obrade, obavlja obradu osobnih podataka u ime drugih Voditelja obrade.

Kao Izvršitelj obrade, Tkalčić d.o.o. se obvezuje:

• osobne podatke Ispitanika obrađivati samo u skladu s osnovnim Ugovorom o pružanju usluga, Ugovorom o obradi osobnih podataka i pismenim uputama Voditelja obrade,
• da će obradu osobnih podataka ispitanika obavljati samo osobe koje je za to ovlastio,
• osigurati da se sve osobe koje su kod njega ovlaštene za obradu osobnih podataka obvežu na poštovanje povjerljivosti potpisivanjem Izjave o povjerljivosti,
• osigurati da osobe koje djeluju pod njegovim vodstvom neće obrađivati osobne podatke Ispitanika ako to ne zatraži Voditelj obrade, osim ako je to određeno propisima,
• voditi Evidenciju aktivnosti obrade Izvršitelja obrade,
• poduzimati organizacijskih i tehničkih mjera sigurnosti radi zaštite osobnih podataka u skladu s vlastitim Pravilnikom o zaštiti osobnih podataka.
• da neće angažirati drugog Izvršitelja obrade bez prethodnog pisanog odobrenja Voditelja obrade,
• pružiti potrebne informacije i pomoć Voditelju obrade radi osiguranja ispunjavanja njegovih obveza iz Opće uredbe o zaštiti podataka,
• staviti Voditelju obrade na raspolaganje sve informacije i dokumente radi inspekcijskog nadzora izvršenja obveza iz Opće uredbe o zaštiti podataka,
• obavijestiti bez odlaganja Voditelja obrade ako je prema njegovu mišljenju određena uputa Voditelja obrade suprotna propisima,
• surađivati s nadzornim tijelom (AZOP) u ispunjavanju zadaća Voditelja obrade

Ispitanici čije osobne podatke Tkalčić d.o.o. obrađuje kao Izvršitelj obrade, svoja prava ostvaruju kod Voditelja obrade podataka.

Voditelj obrade redovito ažurira Politiku privatnosti u svrhu poštivanja zakonskih promjena i promjena u načinu obrade podataka, te zadržava pravo promjene sadržaja iste ako smatra da je to nužno. O svim izmjenama i dopunama Ispitanici će biti pravovremeno informirani putem internetske stranice Voditelja obrade.

U Zadru, 12. veljače 2025. godine.